Wat is een boekhouding?
De letterlijke definitie van boekhouden is het vastleggen van financiële feiten van een persoon, bedrijf of instelling. Maar in jip en janneke taal zeggen we ook wel “het bijhouden van een financiële administratie. Een boekhouding is dus ook wel een uiteenzetting van alle geldstromen bij een persoon, bedrijf of instelling. Het gaat daarbij om de financiele cijfers rondom kosten en uitgaven. Ieder bedrijf, maar ook elke particulier bijvoorbeeld, heeft te maken met een boekhouding (en boekhoudkosten). De ene boekhouding is meer complexer dan de ander, maar het is iets wat aantoonbaar moet zijn. En dan hebben we het over een correcte uitvoering van de boekhouding. Afhankelijk van de aard en omvang van een bedrijf moet er ook een jaarrekening worden afgegeven. En bij grote (vaak beursgenoteerde) bedrijven is een wettelijke controle van de boekhouding zelfs verplicht.
Hoe doe je de boekhouding?
Het goed en overzichtelijk bijhouden van de boekhouding is er belangrijk en geeft je rust. Het voorkomt ook extra werk aan het eind van een kwartaal of boekjaar. Bovendien ben je op de hoogte van je inkomsten en uitgavenpatroon. Door een chaotische boekhouding kan het zelfs zo zijn dat je als bedrijf failiet gaat. Verder is het belangrijk dat je als ondernemer werk- en privézaken goed uit elkaar houdt. Als je minimaal maandelijks de facturatie verzorgt ben je iedere maand op de hoogte van je boekhouding. Werk verder op factuurdatum en zorg dat je je administratie digitaal archiveert. Met een digitale administratie in combinatie met het online scannen van bonnetjes en facturen is je boekhouding altijd op orde.
Wat moet er in de boekhouding komen?
Een boekhouding moet aan een aantal eisen voldoen. Zo moet je te allen tijde kunnen aantonen wat je inkomsten en uitgaven zijn geweest in een bepaalde periode, omdat hierop de hoogte van het bedrag aan inkomsten- of vennootschapsbelasting wordt gebaseerd. Daarom is het belangrijk dat je als boekhouder altijd de volgende zaken goed bewaart:
– ontvangen facturen
– kopieën van verzonden facturen
– bonnetjes
– evt. financiële aantekeningen
– berekeningen
– bankafschriften
– contracten, overeenkomsten en andere financiële afspraken
– belangrijke correspondentie rondom gemaakte afspraken of voorwaarden
– gedane aangiften
– rittenadministratie
– salaris- en urenregistratie
De meeste gegevens worden tegenwoordig online in een boekhoudprogramma geregistreerd. En dit is ook toegestaan. Alleen als het gaat om notariële documenten en financiële jaarverslagen moet je ook een papieren versie bewaren dan wel kunnen overhandigen aan de notaris of Belastingdienst bijvoorbeeld. Het is in ieder geval belangrijk dat een administratie overzichtelijk is. Het is dus verstandig om je boekhouding in ieder geval te laten controleren door een boekhouder of accountant. Want wat gebeurd er als je administratie niet in orde is? Dan loop je het risico dat de Belastingdienst een controleur langs laat sturen. En dat wil je liever niet. En ook ben je verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit terwijl bij onroerende zaken een bewaartermijn van tien jaar geldt.
Zelf boekhouding doen of uitbesteden
Een boekhouding kun je voor een groot deel vaak zelf voorbereiden, maar je kunt dit ook laten uitbesteden aan een boekhoudkantoor of accountant. Als ZZP-er of eenmanszaak mag je de boekhouding gewoon zelf doen. Alle ondernemingen in Nederland zijn verplicht een boekhouding bij te houden.
Heb je nou als werkgever personeel in dienst? Dan dien je nog meer gegevens te bewaren inzake de salarisadministratie bijvoorbeeld.
Heb je vragen over de boekhouding? Bel 088-6066040 of mail naar info@profilink.nl.